Despesas dedutíveis a recibos verdes (regime simplificado): o que conta mesmo

Uma das dúvidas que mais aparece a quem trabalha a recibos verdes é esta: “posso descontar as minhas despesas?”. A resposta curta é “sim, mas não como imaginas”. No regime simplificado, onde está a maioria das pessoas, o Estado já assume que tens despesas, sem precisares de guardar uma única fatura. Vamos com calma, que isto é mais simples do que parece.

O ponto de partida: o coeficiente

No regime simplificado, o IRS não é calculado sobre tudo o que recebes. Aplica-se primeiro um coeficiente, que define a fatia do teu rendimento que é considerada tributável. O resto é, na prática, uma dedução automática de despesas que a lei te dá de borla.

Os coeficientes mais comuns são:

0,75, para profissões previstas no artigo 151.º (a maioria dos prestadores de serviços, incluindo o código 1519 “outros prestadores de serviços”).
0,35, para “outros serviços” não enquadrados acima.
0,15, para venda de bens e atividades de restauração e bebidas.

Imagina que faturas 20 000 € num ano como profissional do artigo 151.º. Com o coeficiente de 0,75, só 15 000 € são considerados rendimento tributável. Os outros 5 000 € (os 25% restantes) são tratados como despesas presumidas, não tens de justificar nada para os “ganhar”.

É por isso que, no regime simplificado, a pergunta “que despesas posso meter?” tem uma resposta tranquilizadora na maior parte dos casos: a dedução já está embutida no coeficiente.

Então a e-Fatura não conta para nada?

Conta, mas só a partir de certo ponto. E aqui está a parte que quase ninguém explica bem.

Aquela “dedução automática” de 25% (no caso do coeficiente 0,75) não é totalmente gratuita acima de um certo rendimento. A lei diz que uma parte dessa dedução só é aceite se tiveres despesas reais justificadas. É a chamada regra dos 15%.

Na prática, funciona assim:

Até 27 360 € de rendimento, não precisas de justificar despesas nenhumas. O coeficiente aplica-se cheio.
Acima de 27 360 €, o equivalente a 15% desse rendimento tem de estar coberto por despesas reais, devidamente registadas (muitas delas na e-Fatura). Se não estiverem, a AT acrescenta a diferença ao teu rendimento tributável.

Por outras palavras: abaixo deste valor, podes praticamente ignorar a e-Fatura para efeitos da categoria B. Acima, vale a pena ires associando despesas profissionais, porque podem fazer diferença no acerto.

Que despesas é que costumam contar

Quando a regra dos 15% entra em jogo, as despesas que normalmente são consideradas incluem (sempre conforme as regras da AT em vigor):

Contribuições obrigatórias para a Segurança Social ligadas à atividade.
Despesas com pessoal e rendas de imóveis afetos à atividade.
Outras despesas correntes (materiais, consumos, serviços) classificadas como afetas à atividade no Portal das Finanças.
Uma parte das despesas gerais que aparecem na e-Fatura, dentro dos limites previstos.

O passo que muita gente esquece: as faturas têm de ser emitidas com o teu NIF e, no Portal das Finanças, classificadas como afetas à atividade. Uma fatura que fique só como “consumidor final” pode não ser aproveitada. Por isso, se faturas acima dos 27 360 €, cria o hábito de pedir fatura com NIF e classificá-la.

Exemplo trabalhado

Vamos a um caso concreto, sempre como estimativa aproximada.

A Sara é designer (artigo 151.º) e faturou 40 000 € num ano.

Rendimento tributável base: 40 000 × 0,75 = 30 000 €.
Regra dos 15%: como ultrapassa os 27 360 €, precisa de justificar despesas. O cálculo incide sobre a parte do rendimento sujeita à regra. Suponhamos, de forma simplificada, que isso exige cerca de 6 000 € de despesas justificadas.
Se a Sara só tiver 4 000 € de despesas registadas e classificadas, faltam-lhe 2 000 €. Esse valor em falta é somado ao rendimento tributável.
Resultado: em vez de 30 000 €, ficaria com 32 000 € tributáveis.

A diferença não é dramática, mas existe. Se ela tivesse classificado bem todas as faturas, evitava esse acréscimo. Para perceber o impacto no imposto final, podes brincar com os números no simulador de recibos verdes.

E quem está abaixo dos 27 360 €?

Boas notícias: para ti, a e-Fatura praticamente não muda nada na categoria B. O coeficiente já te dá a dedução completa e não tens de justificar despesas profissionais. Continua a valer a pena teres as tuas faturas em ordem para o IRS pessoal (saúde, educação, lares, etc.), mas isso é outra conversa, são deduções da tua família, não da atividade.

Se tens dúvidas sobre quanto pôr de lado para o IRS e a Segurança Social ao longo do ano, vê o nosso guia quanto guardar a recibos verdes. E se ainda estás a decidir entre recibo verde e contrato, lê recibo ou contrato.

Em resumo

No regime simplificado, a dedução de despesas já está dentro do coeficiente (0,75, 0,35 ou 0,15).
Até 27 360 € de rendimento, não justificas despesas nenhumas.
Acima de 27 360 €, entra a regra dos 15%: parte da dedução só vale se tiveres despesas reais registadas e afetas à atividade.
A e-Fatura só pesa na categoria B quando passas esse patamar, e só se classificares as faturas corretamente.

Lembra-te que cada situação é diferente e as regras podem mudar de ano para ano. Confirma sempre os valores e o teu enquadramento junto da Autoridade Tributária, da Segurança Social ou de um contabilista certificado antes de tomares decisões. Para uma estimativa rápida e sem compromisso, experimenta o simulador de recibos verdes e percebe como tudo se encaixa.

Este artigo é informativo e educativo. Não é aconselhamento fiscal.